Учебный отпуск, предоставляемый работодателем

Учебный отпуск - это вид отпуска предоставляется работникам, которые учатся:

• в вузах на заочной или очно-заочной (вечерней) форме обучения, предоставляемых на основании ст. 173 ТК РФ;
• в учреждениях среднего профессионального образования (техникум, колледж) на заочной или очно-заочной (вечерней) форме обучения, предоставляемых на основании ст. 174 ТК РФ;
• в образовательных учреждениях начального профессионального образования (училище, учебно-курсовой комбинат) независимо от формы обучения, предоставляемых на основании ст. 175 ТК РФ;
• в вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях (школа, гимназия) независимо от формы обучения, предоставляемых на основании ст. 176 ТК РФ.

Учебный отпуск - основная гарантия, предусмотренная для сотрудников, совмещающих работу и учебу. Он предоставляется  в календарных днях независимо от фактической продолжительности работы сотрудника в организации и может быть оплачиваемым (с сохранением среднего заработка) или нет.

Какой именно отпуск полагается работнику, зависит:

• от формы обучения - очная, вечерняя или заочная, независимо от вида обучения (экстернат, дистанционное образование и т.д.);
• от вида образования - среднее профессиональное, высшее, послевузовское (докторантура, аспирантура или магистратура);
• ряда других условий.

Когда учебный отпуск оплачивается

Организация должна предоставить своему сотруднику оплачиваемый учебный отпуск, если одновременно соблюдаются три следующих условия.

• Образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию (ст. 173-176 ТК РФ), которая подтверждается заверенной копией свидетельства. Организация может предоставить оплачиваемые учебные отпуска и сотрудникам, которые учатся в образовательных учреждениях, не имеющих государственной аккредитации. Однако подобное условие необходимо прописать в трудовом или коллективном договоре (ст. 173-176 ТК РФ).
• Образование данного уровня сотрудник получает впервые (ст. 177 ТК РФ). Однако работодатель может предоставить оплачиваемый учебный отпуск сотруднику, который получает образование данного уровня во второй раз (например, второе высшее), если сам направил этого сотрудника учиться в соответствии с трудовым или ученическим договором (ст. 177 ТК РФ).
• Успешное обучение сотрудника. Считается, что обучение проходит успешно, если у сотрудника нет задолженностей и оценок «неудовлетворительно».

Когда отпуск будет без сохранения заработной платы

В некоторых случаях по заявлению сотрудника организация обязана предоставить ему учебный отпуск без сохранения заработной платы.

Такие учебные отпуска также исчисляются в календарных днях, а их продолжительность зависит от целей, на которые эти отпуска будут использованы.

Работодатель обязан предоставить не оплачиваемый учебный отпуск, если:

• сотрудник впервые получает образование данного уровня (ст. 177 ТК РФ);
• образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию (ст. 173 и 174 ТК РФ).

Как его оформить?

Чтобы оформить и оплатить учебный отпуск правильно, необходимы следующие документы:

• справка-вызов из образовательного учреждения;
• приказ о предоставлении учебного отпуска;
• записка-расчет о предоставлении отпуска;
• справка-подтверждение;
• личная карточка сотрудника.

Для бухгалтера: расходы на оплату учебного отпуска

Для того чтобы расходы на оплату данного вида отпусков включались в расходы предприятия, необходимо, чтобы условие по оплате учебных отпусков было указано в трудовом договоре изначально и оговорено, как существенное условие трудового договора между работодателем и работником.

Данное условие является необходимым, так как в соответствии с нормами ст. 255 НК РФ расходами на оплату труда являются все расходы, предусмотренные Коллективным договором и (или) Трудовым договором.

В случае же, когда на предприятии нет заключенного Коллективного договора, то единственным документом, на основании которого можно формировать расходы на оплату труда и на содержание самих работников является Трудовой договор, и тогда именно нормы, отраженные в Трудовом договоре приобретают силу локального нормативного акта и являются документальным подтверждением производимых расходов на оплату труда предприятием.

Документальное оформление

Дополнительное соглашение

Предприятиям необходимо помнить, что в тех случаях, когда работодатель дает согласие работнику на получение образования, совмещая работу с обучением, необходимо при этом заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в ином случае можно иметь риск не принятия расходов на оплату учебного отпуска в целях налогообложения по налогу на прибыль.

Приказ

Приказ о предоставлении учебного отпуска составляют по унифицированной форме N Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата N 1. Приказ подписывает руководитель организации. С документом следует ознакомить работника под роспись. После этого приказ (его копия) передается в бухгалтерию для расчета и начисления отпускных (в случае оплачиваемого учебного отпуска). Срок хранения приказа - 75 лет.

Заявление на предоставление учебного отпуска

Для предоставления соответствующего отпуска работник пишет заявление.

К нему нужно приложить справку-вызов из образовательного учреждения (п. 4 ст. 17 Закона об образовании).

Форма справки-вызова утверждена Министерством образования для студентов:

- ВУЗов - приказом от 13.05.2003 N 2057 (приложения N 1 и 2);
- средних профессиональных учебных заведений - приказом от 17.12.2002 N 4426 (приложения N 1 и 2).

В справке-вызове должны быть четко указаны причина предоставления отпуска и его продолжительность.

График отпусков и учебный отпуск

Как и любой другой вид отпуска, он должен быть отражен в соответствующем графике отпусков. Для него предусмотрена форма N Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - постановление N 1).

Справка-вызов

Справку-вызов необходимо хранить в организации не менее пяти лет. Об этом говорится в пункте 165 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом от 06.10.2000 (далее - Перечень).

Справка-вызов образовательного учреждения состоит из двух частей: непосредственно справки-вызова и корешка к ней - справки-подтверждения.

Если сотрудник не представит заполненную справку-подтверждение, он лишится права на следующий учебный отпуск. Как составную часть справки-вызова, справку-подтверждение также следует хранить не менее пяти лет (п. 165 Перечня).

Оплата учебного отпуска

Оплатить следует не позднее, чем за три дня до его начала в соответствии с нормами ст. 136 ТК РФ.

Нередко возникают вопросы по поводу того, как оплачивать отпуск, если работник уходит, например, на четыре месяца: выдавать всю сумму отпускных сразу или выплачивать частями ежемесячно в течение отпуска?

В Трудовом кодексе не предусмотрено особых правил оплаты длительных учебных отпусков.

Поэтому необходимо выплатить всю сумму не позднее, чем за три рабочих дня до начала отпуска.

Расчет оплаты отпускных на учебный отпуск следует производить исходя из порядка расчета среднего заработка, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Данный порядок применяется с 06 января 2008 года.

Расчет среднего заработка для учебного отпуска работника производится независимо от режима его работы исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

В случае отсутствия начисленной заработной платы

В случае, если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период или за период, превышающий расчетный период, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода в соответствии с пунктом 5 Положения № 922, средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному.

Необходимо помнить, что если дни учебного отпуска приходятся на праздничные дни, то такие дни оплачиваются, а не исключаются, как это делается при оплате очередных отпусков.

В случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода, средний заработок определяется, исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка.

В случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период, до начала расчетного периода и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада). Средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4).

Если несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с пунктом 5 Положения № 922, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце. За нарушение сроков выплаты заработной платы, в том числе и отпускных, независимо от того, очередной это отпуск или учебный, статьей 236 ТК РФ предусмотрена материальная ответственность работодателя. В этом случае работодатель обязан выплатить отпускные с уплатой процентов.

Размер процентов должен быть не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка (с 29 апреля 2008 года - 10,5% годовых согласно Указаний ЦБР от 28 апреля 2008 г. N 1997-У «О размере ставки рефинансирования Банка России») от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки. Проценты начисляются со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом не имеет значения, виноват в задержке выплаты работодатель или нет.

Внесение сведений об учебном отпуске

Сведения об учебном отпуске следует внести в личную карточку работника (унифицированная форма N Т-2, утвержденная постановлением N 1). Для этого в карточке предусмотрен специальный раздел VIII «Отпуск».

Аналогичную информацию необходимо отразить в лицевом счете работника (унифицированные формы N Т-54 и Т-54а, утвержденные постановлением N 1).

В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы N Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением N 1) в период учебного отпуска сотрудника нужно сделать отметку «У» при оплачиваемом отпуске или «УД» при неоплачиваемом.

Читайте далее:

Имею право на отпуск

Кто имеет право на отпуск без сохранения заработной платы?

Не забудьте оценить статью, если она была полезна!

Анна Луговская

Редактор журнала «Правовая Гарантия»