fbpx

Бизнес и психология

ПРОЗАСЕДАВШИЕСЯ

 Совещания незаменимы, если вы решили ничего не делать (Джон Кеннет Гелбрейт)

Сколько рабочего времени уходит на собрания, совещания, планерки? Именно такой вопрос я задавала руководителям различного уровня, перед тем, как начать статью.

Опрос показал, что менеджеры от 30% до 80% своего времени проводят на конференциях и совещаниях. При этом, чем выше уровень управления, тем большее количество времени тратится именно на это. Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы расточалось так много времени стольких людей сразу, как при проведении совещаний.

Негативное воздействие совещаний

Зачастую  руководители называют совещания одной из главных причин вечного дефицита времени, срыва сроков работ и, наконец, просто усталости, наваливающейся к концу рабочего дня.

Почему так происходит?  На вопрос о том, что не устраивает в процессе, что является помехой эффективности, руководители давали такие ответы (в скобках дословные цитаты):

- Не всеми соблюдается регламент мероприятия («и тут Остапа понесло»).

- Цели встреч смещаются, замещаются, теряются («начали про Фому, закончили про Ерему»).

- Результаты не достигаются, время тратится впустую («поговорили – разошлись, а воз и ныне там»).

- Выступления не интересны, спикеры не профессиональны («через час просто засыпаешь»).

- Пассивность некоторых участников («молчуны молчат, говоруны – говорят»).

- Безответственность при принятии решений («моя хата с краю, я ничего не знаю»).

- «Рупор-эффект» («одностороннее вещание, нет возможности услышать каждого»).

-  Разногласия обостряются («правые правеют, левые левеют»).

-  Авторитаризм в принятии  решений («вы посовещались, Я решил», «инициатива наказуема»).

- Сопротивление участников при внедрении идей, решений, инноваций («сами что-то придумали, сами пусть и делают», «все равно ничего не изменить» и т.д.).

Обычно в таких случаях дело заключается в неумении проводить совещания. Вот и растягиваются они на долгие часы, и редкие ценные мысли тонут в болоте долгих словоизлияний.

Эффективные собрания: какие?

И, все-таки, как ни крути, без совещаний-заседаний не обойтись. Просто весь вопрос в том, как это делать более эффективно. К сожалению, пока в России практически не пользуются услугамимодераторов – профессиональных ведущих различных совещаний и конференций. Между тем на Западе это профессия. Модератор знает, как грамотно построить процесс, чтобы результат был не просто получен, чтобы он был получен максимально эффективно. Собственно, стратегических задач две:

1) Определить цель (что конкретно должно быть получено в результате заседания;

2) Организовать процесс группового обсуждения таким образом, чтобы достичь максимума при минимуме затрат (временных, финансовых и других ресурсов) – т.е. эффективно.

В Москве и Санкт-Петербурге уже достаточно широкое распространение в бизнес-среде получил такой метод организации групповых обсуждений, как фасилитация.

Справка

Фасилитация — это профессиональная организация процесса групповой работы, направленная на прояснение и достижение группой поставленных целей, решение вопросов повышенной сложности и важности.

Цель фасилитации – решить конкретные бизнес-вопросы: найти решения, проанализировать проблемы, собрать идеи, уточнить задачи, спланировать действия.

Продукт фасилитации: организационные решения и предложения, зафиксированные на бумаге и на фотографиях, которое повлекут за собой  организационные изменения.

В ходе рабочей сессии ведущий-фасилитатор использует специальные методики и техники,  которые позволяют организовать результативный процесс выработки решений, сфокусироваться на ключевых вопросах, преодолевать барьеры, стимулировать вклад каждого участника в работу группы и учитывать мнение каждого, избежать долгих, неструктурированных и бесцельных прений, которые обычно сопровождают процессы принятия групповых решений

Как показывает практика, фасилитация обеспечивает более эффективную обработку найденной информации, ускоряет процесс решения поставленной задачи потому, что на обсуждение вопросов уходит меньше времени, и каждый сотрудник оказывает влияние на процесс принятия, а затем и внедрения решений. Не возникает ненужных конфликтов между сотрудниками или отдельными подразделениями организации, поэтому   цели достигаются, а решения принимаются.

Уже сейчас, руководители компаний, которые используют этот метод, в один голос говорят о том, что за фасилитацией будущее. Такие компании как «Вымпелком», «Mars», «Nokia» активно обучают технологии фасилитации своих менеджеров и признают, что польза просто неоценима.

Динамика сегодняшнего рынка требует от компаний высокой гибкости и постоянных внутренних изменений, готовности к саморазвитию. Новое измерение групповой работы – скорость, креативность, эффективность. Задумываться о том, как достичь наивысших показателей в этих измерениях, как всегда, нужно было «еще вчера». Но если не сделать этого сегодня, то светлое завтра может и не наступить и просто увязнуть в «болоте» заседаний.

Мария ОСЬКИНА

В.В. Маяковский, «Прозаседавшиеся»

Взъяренный,

на заседание

врываюсь лавиной,

дикие проклятья дорогой изрыгая.

И вижу:

сидят людей половины.

О, дьявольщина!

Где же половина другая?

«Зарезали!

Убили!»

Мечусь, оря.

От страшной картины свихнулся разум.

И слышу

спокойнейший голосок секретаря:

«Они на двух заседаниях сразу.

В день

заседаний на двадцать

надо поспеть нам.

Поневоле приходится раздвоиться.

До пояса здесь,

а остальное

там».

С волнения не уснешь.

Утро раннее.

Мечтой встречаю рассвет ранний:

«О, хотя бы

еще

одно заседание

относительно искоренения всех заседаний!»

Поделитесь с друзьями
Похожие статьи
Изменения корпоративного законодательства-2020: что ждать бизнесу?
12 июля опубликовано Распоряжение Правительства от 02.07.2020 года №1723-р. Документ утвердил план мероприятий по совершенствованию…
Госконтроль – под контроль. Защита прав юридических лиц и ИП.
ГОСКОНТРОЛЬ - ПОД КОНТРОЛЬ! 29 июня 2009 года в Омском региональном бизнес-инкубаторе состоялся научно-практический семинар «Актуальные…
«Об усилении прокурорского надзора и ведомственного контроля»: бизнес получит защиту
Генеральная прокуратура и силовики представили документ Руководители государственных структур подписали документ «Об усилении прокурорского надзора…
X

Закажите звонок

Наш специалист свяжется с Вами и даст подробную информацию по интересующим Вас вопросам.



09
:
00
+7(999) 999 999
9
18
Наш менеджер перезвонит вам!