Актуально на 21 октября 2026 года.
Работа принята, деньги перечислены, чек сохранен в бухгалтерии. Через некоторое время проверка по QR-коду показывает, что чек аннулирован. Для компании это повод выяснить причину и проверить налоговый учет. Платить исполнителю повторно ради нового чека не нужно: сформировать чек и передать его заказчику обязан сам исполнитель.
Восстановить аннулированный чек в «Мой налог» нельзя. Об этом 20 августа 2026 года напомнила налоговая служба: если чек аннулирован по ошибке, исполнитель формирует новый. Поэтому просить «вернуть прежний чек» бесполезно, нужен новый.
Содержание:
- Сначала установите причину
- Почему акта и платежного поручения недостаточно
- Не смешивайте чек, НДФЛ и страховые взносы
- Порядок действий без лишних платежей
Сначала установите причину
Часть 4 статьи 8 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ позволяет исполнителю скорректировать ранее переданные сведения о расчетах в двух случаях: деньги возвращены или данные введены некорректно. Причину нужно пояснить. Такая корректировка и проводится через аннулирование чека, это указано в ответах ФНС на частые вопросы. Поэтому сам факт отмены еще не доказывает недобросовестность исполнителя.
Если перепутаны сумма или ИНН покупателя, нужно получить новый чек с правильными сведениями. Если указан возврат, сверьте объяснение с банковской выпиской: действительно ли деньги вернулись, когда и в каком размере. Отдельно проверьте, к какой оплате относится отмененный чек. При нескольких заказах ошибка в идентификации платежа может привести к неправильному исправлению учета.
Условный пример: дизайнер получил 30 тысяч рублей за макеты, но указал в чеке ИНН другой организации. Отмена ошибочного чека и выдача правильного здесь объяснимы. Если же исполнитель ссылается на возврат, а компания денег не получала и работу сохранила, такого объяснения недостаточно.
Почему акта и платежного поручения недостаточно
Организации на налоге на прибыль не учитывают расходы на товары, работы и услуги самозанятого, если нет чека (часть 8 статьи 15 Закона № 422-ФЗ). Часть 9 устанавливает такое же правило для организаций и ИП на УСН и ЕСХН, часть 10 — для ИП, которые платят НДФЛ. Речь идет о случаях, когда расходы влияют на налоговую базу.
Банковская выписка подтверждает перевод денег, но чек не заменяет. Акт подтверждает содержание и приемку работы, его стоит хранить вместе с договором. Налоговая служба Республики Крым разъясняла, что акт может быть дополнительным документом, например чтобы определить период оказания услуг при предоплате.
Что делать с уже учтенными расходами, зависит от причины отмены. Если деньги вернулись, заказчик корректирует расходы по правилам своего налогового режима, так сказано в тех же ответах ФНС. Если возврата не было, ФНС России в письме от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213@ указала: аннулирование чека без возврата денег не основание отказать заказчику в учете расходов, если у него есть чек, соответствующий требованиям статьи 14 Закона № 422-ФЗ. Поэтому полученный чек нужно сохранить в том виде, в каком его передал исполнитель. Письмо дано в ответ на обращение, поэтому спорные суммы стоит оценить вместе с бухгалтером.
Не смешивайте чек, НДФЛ и страховые взносы
Выплаты самозанятому без статуса ИП не облагаются страховыми взносами у организаций и ИП при двух условиях: выплата учитывается в налоговой базе по НПД и у заказчика есть чек (абзац второй части 1 статьи 15 Закона № 422-ФЗ). Поэтому отмену чека нужно отдельно проверить и для взносов, даже если договор и акт оформлены. Письмо ФНС о расходах взносы прямо не затрагивает.
У НДФЛ другая правовая основа. По части 8 статьи 2 Закона № 422-ФЗ плательщики НПД освобождены от НДФЛ по доходам, которые облагаются НПД. Чек в этой норме не упоминается. По одному аннулированному чеку нельзя автоматически сделать вывод, что исполнитель утратил статус плательщика НПД и все выплаты ему нужно пересчитать. Проверьте статус на дату расчета через сервис ФНС, характер дохода и обстоятельства отмены. Если исполнитель — ИП, последствия оценивайте с учетом этого статуса.
Порядок действий без лишних платежей
Сохраните первоначальный чек, результат проверки, договор, акт и платежный документ. Письменно попросите исполнителя объяснить отмену. Если деньги не возвращались, попросите сформировать новый чек с верными данными. Укажите в запросе дату и сумму оплаты: так меньше риск получить чек на другую операцию.
Получив новый чек, сверьте исполнителя, сумму, дату расчета, наименование услуги и ИНН заказчика. Обязательные реквизиты чека перечислены в части 6 статьи 14 Закона № 422-ФЗ. Там же, в пункте 8, сказано, что ИНН организации или ИП-покупателя исполнителю сообщает сам заказчик.
Если исправления нет, передайте документы бухгалтеру для оценки налоговых последствий. В том же письме от 28.10.2021 ФНС России указала, что заказчик вправе обратиться в налоговый орган с инициативой провести налоговый контроль в отношении исполнителя. К обращению прикладывают документы о реализации и оплате. Обратиться в налоговый орган при отказе исполнителя исправить ситуацию советует и налоговая инспекция в Республике Крым. В обращении изложите проверяемые факты без правовых оценок: оплата прошла, возврата не было, чек аннулирован, запрос не дал результата.
На будущее согласуйте в договоре, как исполнитель передает чеки и сообщает об их исправлении. Внутри компании назначьте ответственного за сверку чеков до закрытия отчетного периода. Это организационная мера, а не обязанность, установленная законом.
