Проведение реинжиниринга бизнес-процессов в предпринимательских услугах
Автор: Денис Гребенюк, преподаватель Омского филиала Московской финансово-промышленной академии, начальник отдела финансирования и координации инвестиций БУОО «УКС Минсельхозпрода Омской области»
Что такое реинжиниринг бизнес-процессов?
Существует два подхода к определению реинжиниринга бизнес-процессов:
Первый (классический) подход к определению реинжиниринга рассматривает реинжиниринг бизнес-процессов (BPR – Business Process Reengineering) как фундаментальное переосмысление и перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в таких ключевых для современного бизнеса показателях результативности, как затраты, качество, уровень обслуживания и оперативность.
Второй подход (практический) определяет реинжиниринг бизнес-процессов как создание совершенно новых и более эффективных бизнес-процессов без учета того, что было раньше. Реинжиниринг использует большое количество инструментов и методов внутри обычной структуры, но его фокус прежде всего направлен на объединение функций на макроорганизационном уровне.
С какой целью проводится реинжиниринг в организациях?
Главной целью реинжиниринга является создание «наилучшей» структуры организации, которая позволяет фирме органично взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов, эффективно достигая своих целей. А для этого необходимо, основываясь на функциональном подходе, осуществить контроль синхронности, качества функционирования бизнес-процессов и структуры управления в фирме посредством функционально-стоимостного анализа.
Из основной цели можно выделить три ключевых подцели проведения реинжиниринга бизнес-процессов:
- Повышение конкурентоспособности продукции (услуг) с использованием маркетинга и гибкого производства, которые обеспечивают адаптивное реагирование на запросы потребителей.
- 2. Замена конвейерной структуры предприятия на процессно-ориентированную. Такое решение основывается на реализации возможностей манипулирования процессами без потери управляемости предприятием.
- Определение «болевых» точек структуры организации, ее реорганизация с целью максимально эффективного использования трудовых ресурсов организацией.
С чего начать проведение реинжиниринга?
Прежде всего необходимо выделить бизнес-процессы, которые, по мнению аналитиков, являются наиболее неэффективными и нерентабельными. При этом следует учесть, что к бизнес-процессам относятся не только производственные (снабженческие) процессы, но и управленческие.
К сожалению, нередко в предпринимательских структурах причиной снижения эффективности деятельности является низкое качество управления или неэффективное распределение обязанностей и, как следствие, степени ответственности на рабочих местах.
После выявления неэффективных бизнес-процессов разрабатываются направления по улучшению данных процессов и проводится их «пилотная» апробация.
Каким образом проводится реинжиниринг бизнес-процессов?
Процедура ренижинирнга бизнес-процессов включает ряд этапов:
- Целевая установка (целеполагание):
-разработка образа будущей предпринимательской структуры (идеал);
-определение направлений развития бизнеса с учетом сложившейся конъюнктуры рынка и макросреды.
- Обратный реинжиниринг (реальность):
-анализ текущего состояния процессов, существующих в организации;
-документирование потоков работ и существующих процессов с подробным описанием их реализации.
- Прямой реинжиниринг (переработка):
-разработка организационных, технологических, инновационных структур;
-разработка организационного взаимодействия персонала;
-разработка информационной системы обеспечения ренижиниринга.
- Внедрение.
Какие результаты должны быть получены после успешного проведения реинжиниринга?
- Несколько рабочих процедур объединяются в одну. Для перепроектированных процессов наиболее характерно отсутствие технологии «сборочного конвейера», в рамках которой на каждом рабочем месте выполняются простые задания или рабочие процедуры. Выполнявшиеся различными сотрудниками, теперь они интегрируются в одну процедуру – происходит горизонтальное сжатие процесса. Если не удается привести все шаги процесса к одной работе, то создается команда, отвечающая за данный процесс.
- Исполнители принимают самостоятельные решения. В ходе реинжиниринга компании осуществляют не только горизонтальное, но и вертикальное сжатие процессов. Это происходит за счет самостоятельного принятия решения исполнителем в тех случаях, когда при традиционной организации работ он должен был обращаться к управленческой иерархии.
- Шаги процесса выполняются в естественном порядке. Реинжиниринг процессов освобождает от линейного упорядочивания рабочих процедур, свойственного традиционному подходу, позволяя распараллеливать процессы там, где это возможно.
- Работа выполняется в том месте, где это целесообразно. В традиционных компаниях она организуется по функциональным подразделениям, а реинжиниринг распределяет работу между границами подразделений, устраняя излишнюю интеграцию, что приводит к повышению эффективности процесса в целом.
- Уменьшается количество проверок и управляющих воздействий. Проверки и управляющие воздействия непосредственно не производят материальных ценностей, поэтому задача реинжиниринга – сократить их до экономически целесообразного уровня.
- Минимизируется количество согласований. Еще один вид работ, не производящих непосредственных ценностей для заказчика, – это согласования. Задача реинжиниринга состоит в минимизации согласований путем сокращения внешних точек контакта.
- Преобладает смешанный централизованно-децентрализованный подход. Современные технологии дают возможность компаниям действовать полностью автономно на уровне подразделений, сохраняя при этом возможность пользоваться централизованными данными.
В чем заключаются положительные и отрицательные стороны проведения реинжиниринга бизнес-процессов?
К отрицательным моментам можно отнести следующее:
- необходимость сокращения сотрудников организации вследствие повышения ответственности, компьютеризации и сжатия процессов;
- планирование дополнительных инвестиций для усовершенствования коммуникативных и аналитических средств обработки информации (компьютеризации);
- адаптация персонала к изменениям.
Основным положительным моментом является увеличение прибыли, интенсивности труда, оперативности обработки поступающей и исходящей информации.
Также следует учитывать, что после проведения реинжиниринга бизнес-процессов придется изменять организационную структуру хозяйствующего субъекта, так как изменятся обязанности сотрудников и характер взаимодействия структурных подразделений.
В заключение хотелось бы отметить, что в практике зарубежных организаций процедура реинжиниринга используется почти два десятка лет, в России данный подход управления сравнительно недавно стал применяться на практике, что влияет на эффективность применения реинжиниринга бизнес-процессов. Но при этом, уже есть примеры внедрения данного подхода и на омских предприятиях.
Больше интересных статей для бизнеса в нашем Журнале и рубрике "Помощь адвоката"
